14001と27001の融合で成功した整理整頓

環境 ISO14001で整理整頓スタート! 物理的な整理整頓編

 

ゴミはすぐなくなります ごみを減らしてリサイクル率が上がるような分別のしくみをつくった成果です。
残った課題もあります いつまで経っても減らないものがありました、それは捨てて良いか判断がつかないもの。

 

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同じ緩衝材でも資源と廃棄物に分別することができます。見分けがつきにくいため区別パネルを作成。 分別を細分化すれば、ゴミとして捨てるのは、この中の一つのボックスだけ 通路や机の上など、ぱっと見渡せる場所は簡単にきれいになります。

 

2003年~2005年のまとめ

 

廃棄物の削減と共に、5S活動で全社あげての整理整頓を開始。誰もがはっきりと捨てて良いと分かる廃棄物(ゴミ)は1年目でだいぶ減らすことが可能です。2年目からは、分別をさらに工夫する従業員がいたり、営業所ごとにレイアウトを考えたりと、意欲的に取り組む姿が。そして減らせないものがはっきり分かりました。保管期間や保管場所、保管の主管部門の分からないものは、いつまでも各自の手元に残りました。

事務所内の変化
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一般廃棄物の処理
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見えるところは簡単に片付くけど維持するのが大変!

どちらか片方だけでは、維持は難しい、
整理整頓には2つあります

◎物理的な、モノの整理整頓
◎情報の整理整頓 (電子もあるし、紙もある)

取り組み始めて、順調に進む整理整頓。ただある一定のラインからは捨てるものがなくなり、整理整頓も継続して維持することに難しさを感じるようになります。

机の上や通路などにモノがなくなった反面、各個人の机の中やキャビネットの中や、パソコンの中は、依然たくさんのものが詰め込まれており、蓄積されているからです。実は、この大量の捨てられない情報こそが整理整頓を妨げ、根本的な「片付かない」原因です。

単に目に付くとところをキレイにするのは、本当の整理整頓とは言えません。物理的なモノの整理だけでは、仕事の効率化にはつながりません。反対に、情報を整理し、集中させることができれば自然に片付ける対象が少なくなり、物理的な整理整頓も可能となります。


 

ISO27001との融合で(セキュリティも守られて環境にも良い管理策)
情報の整理整頓編

 

 

資産のラベル付け対策で、取扱いを明確化した結果
ISO27001の成果 保管場所が決まり、重複した情報を整理し、流出のリスクが低減
ISO14001の成果 キャビネット、机の中、机の上がキレイに整頓された

 

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キャビネットに詰め放題だった保管期限の不明な、昔からの書類は今回全て整理。空になったキャビネットもある。 「置かなくなった」のではなく「置くものがなくなった」のが大きく変化した点。外出時、帰宅時や休日も同じ風景。環境の時より自主的に維持されているようだ。 書類が大幅に減り、机の引き出しに保管スペースができたため、モバイルPCは引き出しに入れ、施錠して帰ることになった。

 

2006年~現在

 

重複した情報を廃棄、電子化で共有することにより、空いたキャビネットが続出。机の中もすっきり整理され、帰社時に使用が終わったモバイルPCを机の引き出しに施錠管理することができた。環境では5S活動で整理整頓を維持するのに大変苦労したが、27001では見事に改善、各自が意識せずとも整理整頓を維持し続けている。

同じ情報資産なのに取扱いに対する意識に変化が

情報の整理
事務所にあるたくさんのモノや書類、どうしてこんなに整理整頓できないのだろう?
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2003年~2005年

捨てたくない、手元に置きたい

捨てられない理由
捨てて良いか判断がつかない
・誰かが他に、保管しててくれているのかな
・自分が保管しておくべきものなのかな
・こんな何年も前の、本当に必要なのかな
・あとから「なんで捨てたんだ」って言われたらどうしよう
手元にないと不便だから
・もし捨ててしまったら、どこに行けば探せるか分からない
・もしものために、一応手元にコピーをとっておきたい
・すぐに使えると便利だから
・よその部署に行くのがめんどうだから

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  2006年~現在

重複して保管する必要はない!

手元に置いておきたくない理由
保管期間、保管場所、主管部門が決まると
・保管期間が過ぎれば、次の行程に移す事ができます
・ここに行けば探せるという保管場所が明確化なります
・主管部門以外に重複するものは捨てるものと判断がつきます
・情報が分散せず、常に最新版で正確なものだけを集中管理できます
手元にあるのは便利だけと恐いリスク!
・外部に流出したら大変なことになる、控えは持たないでおこう
・手元にあるのは最新のものではない情報かも、捨ててしまおう
・そんなリスクのあるものは手元に置きたくない

 


ISO27001で分かった、本当の意味での「情報の整理」とは!

 

ISMS作業の中にある、リスクアセスメント分析結果と運用開始で見えてきたギャップ(改善点)

(1)資産の重要度
・紙、電子データとも、分類がほとんどなされていない
・資産に対して管理責任者やアクセス権が不明確になっている
・保管場所、廃棄期限などがないこと、アクセス記録がない
photo_12 (2)資産の重要度
・資産の分類作業を全員で行い、どんな資産があるかを把握
・部門間で話し合い、資産ごとに管理責任者やアクセス権を決定
・保管場所、廃棄期限、廃棄方法を確立し統一した管理へ
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photo_16 photo_15 ISO文書は全て紙から電子マニュアルへ
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